Thuyết trình hiệu quả: Dẫn chứng số liệu

   Điều này đã từng xảy ra với bạn chưa?

Bạn tìm được một số liệu thống kê hấp dẫn, đủ sức “chống đỡ” một điểm lập luận nào đó trong bài thuyết trình. Bạn khoái chí, để dành con số thống kê “hoành tráng” ấy tới ý chính cuối cùng mới nêu ra. Bạn rất mong sẽ tạo ra được một làn sóng cảm xúc ập dồn vào khán giả. Thời cơ đã đến, bạn dõng dạc nêu to con số thống kê kia, và rồi…

chẳng có gì xảy ra. Không thấy người nghe động tĩnh hay phản ứng gì.

Họ không hiểu?

Nếu đã gặp chuyện tương tự như trên, tức là bạn không đơn độc. Hôm rồi, có một bạn gửi tôi bức email nêu câu hỏi sau:

Không biết anh có lời khuyên nào giúp tôi đưa các số liệu thống kê vào bài thuyết trình sao cho hiệu quả và tạo được ấn tượng không? Tôi thấy đôi khi nó phát huy hiệu quả, nhưng chuyện đó rất hiếm, và thường thì có vẻ như người nghe chẳng mấy ấn tượng với các số thống kê dù chúng rất có ý nghĩa với tôi. Rất mong anh cho lời khuyên.

Trong bài viết này, chúng ta cùng nhau xem xét tầm quan trọng của các số liệu thống kê trong bài thuyết trình và đưa chúng vào làm sao cho hiệu quả.

Vì sao phải dùng các số liệu thống kê khi thuyết trình?

Trước hết, tôi xin khẳng định với bạn điều này: nắm rõ cách lồng ghép các số liệu thống kê vào bài thuyết trình, đó là một kỹ năng vô cùng quan trọng.

Số liệu thống kê làm cho bài thuyết trình của bạn nên thực tế hơn.

Đương nhiên, bạn muốn nói chuyện trừu tượng cổ kim trên trời dưới đất gì đó thì cứ việc, nhưng cũng phải làm sao đó để các ý tưởng bạn nêu ra, người nghe dễ dàng nắm bắt. Và các dữ kiện, con số thống kê sẽ giúp các ý tưởng bạn trình bày mang tính thực tế hơn, đáng tin hơn.

Chẳng hạn bạn nói cho người ta biết rằng nếu bơm hơi lốp xe cho đúng chuẩn, thì xe chạy sẽ bớt tốn xăng rất nhiều. Nhưng nói vậy là một chuyện, còn nếu dẫn chứng cụ thể mà nói rằng việc này có thể giúp họ tiết kiệm được hơn 2 triệu tiền xăng mỗi năm: đó là chuyện khác, và tất nhiên tạo được “ép phê” hơn nhiều.

Số liệu thống kê có thể khơi dậy cảm xúc nơi người nghe.

Thí dụ, trong bài nói về cảnh đói nghèo, bạn có thể khơi dậy và làm gia tăng cảm xúc nơi người nghe bằng cách tiết lộ cho họ thấy con số phần trăm các trẻ em trong khu vực bạn sống không nhận được quà trong mùa trung thu này.

Số liệu thống kê làm tăng độ tin cậy của bạn qua hai cách.

Thứ nhất, việc dùng một số liệu thống kê nào đó cho thấy rằng bạn đã thực sự dành thì giờ và lưu tâm nghiên cứu để phục vụ người nghe.

Thứ hai, việc dùng các số liệu thống kê từ các nguồn đáng tin cậy (chẳng hạn, từ Tổ chức Y tế Thế giới) sẽ làm gia tăng độ người nghe tin tưởng vào bạn.

Số liệu còn giúp người nghe dễ ghi nhớ thông tin.

Làm sao để chọn được số liệu thống kê thích hợp

Nếu thực sự dồn tâm nghiên cứu kỹ đề tài thuyết trình của mình, bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ sớm phải “bơi” giữa các con số thống kê. Và với quá nhiều dữ kiện, con số như thế, bạn phải quyết định thế nào để chọn ra các dữ kiện và con số thích hợp để đưa vào bài thuyết trình của mình?

Dưới đây là vài yếu tố bạn nên xem xét khi đưa ra chọn lựa của mình:

• Số liệu nào sẽ tác động đến người nghe nhiều nhất?
• Số liệu nào sẽ gây ngạc nhiên hay sửng sốt nhất? Bạn có mục tiêu phải làm cho người nghe lúc rời phòng ra về phải nói với các bạn bè mình rằng, “Chắc bạn không tin nổi điều mình biết được trong buổi diễn thuyết hôm nay…”
• Số liệu nào sẽ làm cho lý lẽ bạn đưa ra nên thuyết phục hơn? Không nên đưa các số liệu thống kê vào bài nói chỉ vì bạn thấy chúng hấp dẫn, và chỉ có thế. Ngoài việc hấp dẫn, chúng phải có liên hệ chặt chẽ với thông điệp cốt lõi và các lý lẽ chủ đạo bạn muốn trình bày. Nếu chúng không liên quan lắm với bài nói, thì đôi khi, người nghe có thể chỉ nhớ các số liệu ấy mà không nhớ gì đến thông điệp bạn muốn gửi gắm.

Thuật lồng ghép

Nếu bạn cần ghi nhớ một điểm chính nào đó sau khi đọc bài này, thì đây là điểm nên nhớ: bạn phải tạo ra một bối cảnh có ý nghĩa cho các con số thống kê của mình.

Như đã nói ở phần trước, một con số thống kê nếu chỉ thuần hấp dẫn, gây tò mò nhưng lại không ăn nhập gì với nội dung chính yếu của bài nói – tức là không có bối cảnh để nó dựa vào – thì dù có gây sốc đến mấy, nó cũng sẽ trở nên vô tác dụng và làm giảm hiệu quả bài nói của bạn.

Thí dụ tôi nói với bạn rằng trang web swayvietnam.com  đến nay đã có 50.000 độc giả đăng ký theo dõi và nhận tin. Có thể bạn thấy ấn tượng ngay, nhưng cũng có thể bạn coi điều đó chả có gì hay ho hết. 13.000 độc giả là con số lớn? Hay con số nhỏ?

Tuy nhiên, nếu tôi nói rằng swayvietnam.com  là một trong những trang mạng cá nhân “hot” nhất (hoặc là “số một”) ở Việt nam lúc này, thì tức là tôi cung cấp một bối cảnh để con số thống kê 50.000 độc giả đăng ký kia trở nên có ý nghĩa hơn nhiều.

Trước khi nêu số liệu, bạn hãy dẫn dắt và tạo bối cảnh bằng cách kể ra một câu chuyện của ai đó nằm trong diện các con số thống kê.

Chẳng hạn, nếu dữ liệu thống kê bạn muốn dẫn ra liên quan đến con số người mắc bệnh ung thư vú, có lẽ bạn nên bắt đầu bằng cách kể câu chuyện về một chị một bà nào đó mắc bệnh này và rồi tiết lộ ra rằng “bà này chỉ là một trong 100.000 chị em mắc bệnh ấy ở đất nước này.”

So sánh số liệu thống kê bây giờ so với thời gian trước. Điều này giúp cho người nghe thấy rõ tình trạng chuyển biến của một vấn đề từ năm này qua năm khác, hoặc từ thập kỷ này qua thập kỷ khác.

Dẫn số liệu làm sao để tạo hiệu quả tốt nhất?

Nắm rõ thuật lồng ghép số liệu vào bài nói là quan trọng, nhưng quan trọng hơn, bạn còn phải biết cách dẫn dắt thế nào để làm cho người nghe “phê” nhất.

Gợi ý trước cho người nghe về tầm quan trọng của số liệu. Bạn có thể làm điều này vào lúc mở đầu bài nói nhằm tạo tình trạng hồi hộp đợi chờ (chẳng hạn thế này: “Một lát nữa đây, tôi sẽ tiết lộ cho các bạn một con số thống kê khá choáng, đến độ khiến các bạn có thể phải thay đổi cách nhìn về vấn đề này…”), hoặc có thể trực tiếp nói ngay (thí dụ, “Nếu có điều gì quan trọng bạn cần ghi nhớ nhất trong buổi hội thảo hôm nay, thì điều đó là…”)

Ngưng lại một lúc trước khi nêu ra con số thống kê để tạo ra tình trạng hồi hộp.

Nói ra rõ ràng, và nói chậm lại một chút so với tốc độ nói bình thường của bạn. Điều này cũng giúp báo hiệu cho người nghe thấy ra được tầm quan trọng của con số thống kê bạn nêu.

Ngưng lại một lúc sau khi nêu ra con số thống kê (ngưng lâu hơn một chút so với lúc trước khi nêu ra) để cho người nghe có thời gian “tiêu hóa” ý nghĩa và “phê” một chút.

Dùng các cử chỉ, điệu bộ để biểu thị tầm quan trọng. Chẳng hạn, nếu đứng dang rộng hai cánh tay ra, bạn sẽ giúp người nghe có cảm giác về độ lớn của vấn đề.

Dùng nét mặt để thể hiện thái độ phản ứng (sốc, ngạc nhiên, thú vị, v.v.) của cá nhận bạn đối với con số thống kê bạn vừa nêu (và đó là thái độ bạn muốn người nghe mình cũng phải có).

Nếu bạn đang dùng các slide trong buổi nói, có lẽ bạn nên dành riêng một slide với các hình ảnh hay biểu đồ (càng đơn giản càng tốt, nhưng có điểm nhấn) để tăng thêm cảm xúc nơi người nghe khi tiếp nhận con số thống kê bạn nêu.

Để có kỹ năng thuyết trình “pro”, bạn cần phải chú ý đến rất nhiều chi tiết, cách dẫn chứng số liệu là một ví dụ.

Nếu bạn muốn rèn luyện thêm nhiều chi tiết khác, hãy tham dự khóa học Kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp của S-WAY VIỆT NAM để được huấn luyện và hỗ trợ bởi các chuyên gia, diễn giả hàng đầu.

 

SỨC MẠNH THUYẾT PHỤC CỦA GANDHI

Rất nhiều người biết về Mahatma Gandhi hay Thánh Gandhi, người mang lại độc lập cho Ấn Độ. Nhưng ít người biết làm thế nào một người đàn ông nhỏ bé, không một tấc sắt, không tiền bạc, không địa vị có thể khuất phục đế quốc Anh, một trong những đế chế hùng mạnh nhất thế giới lúc bất giờ.

Gandhi chủ trương đấu tranh bằng hình thức bất bạo động, nghĩa là tuyệt đối không dùng vũ lực, chỉ biểu tình ôn hòa, kêu gọi sự đồng lòng của các tầng lớp, dùng lý lẽ để thuyết phục, tranh thủ sự ủng hộ của giới truyền thông quốc tế đồng thời bẻ gãy chiêu trò dụ dỗ, bóc lột của đế quốc Anh. Hình thức đấu tranh này là sự thử thách cực lớn với nhân dân Ấn Độ, bởi theo đúng nghĩa đen, họ sẽ phải đưa thân thể mình ra để hứng chịu những đòn roi, đánh đập, thậm chí hứng chịu những loạt đạn của kẻ thù mà không được phản kháng.

Làm thế nào Gandhi có thể thuyết phục được đồng bào mình đi theo đường lối đấu tranh mà ông đã chọn? Chắc hẳn các bạn đang rất tò mò phải không ? 

Hãy đến với chúng tôi nếu bạn muốn rèn luyện thêm nhiều chi tiết khác, chúng tôi sẽ giúp các bạn có đủ tự tin và sức thuyết phục người khác như Thánh Gandhi vậy.  hãy tham dự khóa học Kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp của S-WAY VIỆT NAM để được huấn luyện và hỗ trợ bởi các chuyên gia, diễn giả hàng đầu.

NÓI CHUYỆN CHÍNH XÁC

Chào các bạn !

Nếu bạn có thói quen nói chính xác thì có lẽ là bạn cũng có thói quen nghe chính xác. Người nói không chính xác thì cũng thường nghe không chính xác.Đương nhiên nói và nghe là hai kỹ năng chính của truyền thông (communication). Nếu bạn không truyền thông tốt thì rất khó làm việc, vì người khác nói bạn hiểu sai ý, và khi bạn nói, bạn nói không đúng ý bạn muốn nên người khác không thể hiểu đúng ý bạn.

• Dĩ nhiên là chính xác đến mức nào cũng tùy theo hoàn cảnh và người đối thoại với mình. Ví dụ: Người hàng xóm hỏi “Đi đâu đó” thì câu trả lời “Dạ, em ra chợ có chút chuyện” coi như đã đủ chính xác. Nhưng nếu đó là câu vợ chồng hỏi nhau thì “có chút chuyện” là chẳng trả lời gì cả. (Sự thật là, khi ông chồng trả lời bà vợ kiểu mù mờ như thế, thường là đã có vấn đề). Cần chính xác hơn một chút, như là “Anh đi mua một lọ aspirin”.
• Thường thì từ ngữ càng chi tiết và cụ thể thì càng chính xác: “10 giờ sáng mai em đến nhà chị” thì chính xác hơn là “Ngày mai em sẽ đến nhà chị”.
• Và khi nghe, thì đừng “bình loạn” thêm. Như “Em đi mua dùm anh một phần cơm trưa” thì hãy đi mua cơm, đừng cộng thêm phở và bánh mì. Nếu mình “bình” rằng cơm có nghĩa là “cơm, phở và bánh mì” thì hỏi lại cho chắc ăn, đừng tự động lý giải như thế.
• Mỗi lần nói chuyện, nên nói về một điểm hay hai điểm mà thôi. Bất kì việc gì mà phải có cả chục điểm để nhớ, thì thường là không tốt. Nếu bạn giỏi truyền thông thì phải biến 10 điểm đó thành tối đa là 3 điều để nói. Như là chia 10 điều đó thành 3 nhóm chính: 3 + 3 + 4 = 10. Nói đến 3 nhóm chính với 3 ‎ ý chính.
• Đôi khi bạn cần nói một ý nhưng lập đi lập lại vài lần hơi khác nhau một chút, hoặc với nhiều vi dụ minh họa khác nhau, để người nghe hiểu được ‎ bạn rõ ràng. (Như ĐCN có cả nghìn bài trà đàm xoanh quanh 4 khái niệm: “khiêm tốn, thành thật và yêu người, để tĩnh lặng”).
• Thường thì trong công việc, ngày xưa mỗi khi ngồi họp ban, mỗi người đều cần giấy bút để ghi nhớ sau này. Ngày nay có email, sau mỗi lần họp ban, người trưởng ban nên có một email ghi lại các điểm chính cần nhớ và gửi cho tất cả mọi người. Thế thì rất khó để có người hiểu lầm hoặc quên mất những điểm đã thảo luận.

Nghe và nói/viết chính xác là cốt lõi của truyền thông cho nên chúng ta nên cẩn thận một chút. Nếu cần thì nói chậm lại, lựa từ cho chính xác; và khi nghe thì hỏi lại nếu cần, cho chắc là mình hiểu đúng. 90% vấn đề trong các tổ chức kinh doanh và nhà nước là vấn đề truyền thông. Cho nên đây là vấn đề lớn hơn nhiều người có thể mường tượng. Bạn càng giỏi truyền thông, cơ hội lên quản l‎ý hay lãnh đạo của bạn càng cao. Chúc các bạn một ngày truyền thông tốt. Và nếu các bạn muốn rèn luyện thêm các tuyệt chiêu khác về khoa nói, hãy tham gia khóa học Kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp của S-WAY VIỆT NAM, để được hướng dẫn, trao đổi và huấn luyện cùng các chuyên gia giao tiếp, thuyết trình hàng đầu Việt Nam! 

VĨNH BIỆT NỖI SỢ NÓI TRƯỚC CÔNG CHÚNG

Ai cũng sợ, đó là tâm lý bình thường khi nói trước công chúng. Khi chúng ta phải trình bày trước những người xa lạ, phải xuất hiện trước nhiều người mà không biết họ đang nghĩ gì về mình, rồi chấp nhận rủi ro để nói và phơi bày bản thân trước đám đông… thì quả là một việc không hề dễ. Ngay cả những người đứng trên sân khấu cả đời như diễn viên, ca sĩ hay diễn giả… thì họ vẫn có cảm giác hồi hợp trước mỗi một lần bước ra buổi biểu diễn hoặc trình bày. Vấn đề là làm sao kiểm soát được cảm xúc hồi hợp và lo lắng của bản thân mình để đưa về trạng thái bình thường. Và đây là các bước cơ bản nhất mà bạn có thể áp dụng để làm chủ cảm xúc trước khi trình bày:

Biến người nghe thành bạn bằng cách sử dụng nụ cười và giao tiếp bằng mắt với người nghe. Thông thường, bạn sẽ nhận được phản hồi tương xứng với thiện cảm bạn tạo ra.

Nỗi sợ đến chính vì bạn tưởng tượng ra những hình ảnh tiêu cực trong đầu, rằng không biết người nghe có đón nhận mình không, không biết mình có vấp váp gì không, không biết mình có quên mất nội dung cần trình bày không… Vì vậy, cách xử lý là thay thế những hình ảnh tiêu cực đó bằng những hình ảnh tích cực qua việc bạn hình dung những kết quả khả quan, như: bạn được người nghe đón nhận, bạn trình bày trơn tru và thuyết phục, bạn được nhiều tràn pháo tay ủng hộ… Hãy dành một phút trước lúc trình bày để hình dung những điều thú vị ấy. Tóm lại là làm sao trước khi bước ra sân khấu, trong đầu bạn chỉ toàn những hình ảnh tích cực mà thôi. Điều đó sẽ ảnh hưởng đến phong thái của bạn và giúp cho bạn mở đầu tự tin.

Để tránh những lo lắng về vẻ ngoài của mình và tập trung hoàn toàn vào bài nói chuyện thì trước khi bước ra trình bày, bạn hãy soi gương thật kỹ hoặc nhờ ai đó chỉnh sửa trang phục, tóc tai, cà vạt… để bạn tin chắc 100% là bên ngoài của bạn hoàn hảo; và rồi đừng bận tâm về bên ngoài nữa, chỉ tập trung vào bài trình bày mà thôi.

Trước buổi trình bày, hãy dành ít thời gian để giao tiếp với khán giả nhằm tạo cảm giác quen thuộc và thân thiện, giúp tâm lý bạn thoải mái hơn.

Một mẹo khác là thở sâu. Tập trung vào hơi thở luôn giúp mang lại cảm giác bình yên và tự tại bên trong của mình, lúc ấy bạn không còn bị chi phối bởi môi trường bên ngoài nữa. Khi bạn tìm được chính mình thì việc tự tin trình bày sẽ dễ dàng đến với bạn.

Nếu bạn muốn rèn luyện thêm nhiều chi tiết khác, hãy tham dự khóa học Kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp của S-WAY VIỆT NAM để được huấn luyện và hỗ trợ bởi các chuyên gia, diễn giả hàng đầu.

CHÀO XUÂN MỚI

Bài thơ : Ông đồ -  Vũ Đình Liên

            

Mỗi năm hoa đào nở
Lại thấy ông đồ già
Bày mực tàu giấy đỏ
Bên phố đông người qua.

Bao nhiêu người thuê viết
Tấm tắc ngợi khen tài
«Hoa tay thảo những nét
Như phượng múa rồng bay.»

Nhưng mỗi năm mỗi vắng.
Người thuê viết nay đâu?
Giấy đỏ buồn không thắm;
Mực đọng trong nghiên sầu...

Ông đồ vẫn ngồi đấy,
Qua đường không ai hay.
Lá vàng rơi trên giấy.
Ngoài trời mưa bụi bay.

Năm nay đào lại nở,
Không thấy ông đồ xưa.
Những người muôn năm cũ
Hồn ở đâu bây giờ?
                    
SWAY luôn đồng hành cùng bạn !

Web :  www.SWAYVIETNAM.com