Thuyết trình hiệu quả: Dẫn chứng số liệu

   Điều này đã từng xảy ra với bạn chưa?

Bạn tìm được một số liệu thống kê hấp dẫn, đủ sức “chống đỡ” một điểm lập luận nào đó trong bài thuyết trình. Bạn khoái chí, để dành con số thống kê “hoành tráng” ấy tới ý chính cuối cùng mới nêu ra. Bạn rất mong sẽ tạo ra được một làn sóng cảm xúc ập dồn vào khán giả. Thời cơ đã đến, bạn dõng dạc nêu to con số thống kê kia, và rồi…

chẳng có gì xảy ra. Không thấy người nghe động tĩnh hay phản ứng gì.

Họ không hiểu?

Nếu đã gặp chuyện tương tự như trên, tức là bạn không đơn độc. Hôm rồi, có một bạn gửi tôi bức email nêu câu hỏi sau:

Không biết anh có lời khuyên nào giúp tôi đưa các số liệu thống kê vào bài thuyết trình sao cho hiệu quả và tạo được ấn tượng không? Tôi thấy đôi khi nó phát huy hiệu quả, nhưng chuyện đó rất hiếm, và thường thì có vẻ như người nghe chẳng mấy ấn tượng với các số thống kê dù chúng rất có ý nghĩa với tôi. Rất mong anh cho lời khuyên.

Trong bài viết này, chúng ta cùng nhau xem xét tầm quan trọng của các số liệu thống kê trong bài thuyết trình và đưa chúng vào làm sao cho hiệu quả.

Vì sao phải dùng các số liệu thống kê khi thuyết trình?

Trước hết, tôi xin khẳng định với bạn điều này: nắm rõ cách lồng ghép các số liệu thống kê vào bài thuyết trình, đó là một kỹ năng vô cùng quan trọng.

Số liệu thống kê làm cho bài thuyết trình của bạn nên thực tế hơn.

Đương nhiên, bạn muốn nói chuyện trừu tượng cổ kim trên trời dưới đất gì đó thì cứ việc, nhưng cũng phải làm sao đó để các ý tưởng bạn nêu ra, người nghe dễ dàng nắm bắt. Và các dữ kiện, con số thống kê sẽ giúp các ý tưởng bạn trình bày mang tính thực tế hơn, đáng tin hơn.

Chẳng hạn bạn nói cho người ta biết rằng nếu bơm hơi lốp xe cho đúng chuẩn, thì xe chạy sẽ bớt tốn xăng rất nhiều. Nhưng nói vậy là một chuyện, còn nếu dẫn chứng cụ thể mà nói rằng việc này có thể giúp họ tiết kiệm được hơn 2 triệu tiền xăng mỗi năm: đó là chuyện khác, và tất nhiên tạo được “ép phê” hơn nhiều.

Số liệu thống kê có thể khơi dậy cảm xúc nơi người nghe.

Thí dụ, trong bài nói về cảnh đói nghèo, bạn có thể khơi dậy và làm gia tăng cảm xúc nơi người nghe bằng cách tiết lộ cho họ thấy con số phần trăm các trẻ em trong khu vực bạn sống không nhận được quà trong mùa trung thu này.

Số liệu thống kê làm tăng độ tin cậy của bạn qua hai cách.

Thứ nhất, việc dùng một số liệu thống kê nào đó cho thấy rằng bạn đã thực sự dành thì giờ và lưu tâm nghiên cứu để phục vụ người nghe.

Thứ hai, việc dùng các số liệu thống kê từ các nguồn đáng tin cậy (chẳng hạn, từ Tổ chức Y tế Thế giới) sẽ làm gia tăng độ người nghe tin tưởng vào bạn.

Số liệu còn giúp người nghe dễ ghi nhớ thông tin.

Làm sao để chọn được số liệu thống kê thích hợp

Nếu thực sự dồn tâm nghiên cứu kỹ đề tài thuyết trình của mình, bạn sẽ thấy rằng bạn sẽ sớm phải “bơi” giữa các con số thống kê. Và với quá nhiều dữ kiện, con số như thế, bạn phải quyết định thế nào để chọn ra các dữ kiện và con số thích hợp để đưa vào bài thuyết trình của mình?

Dưới đây là vài yếu tố bạn nên xem xét khi đưa ra chọn lựa của mình:

• Số liệu nào sẽ tác động đến người nghe nhiều nhất?
• Số liệu nào sẽ gây ngạc nhiên hay sửng sốt nhất? Bạn có mục tiêu phải làm cho người nghe lúc rời phòng ra về phải nói với các bạn bè mình rằng, “Chắc bạn không tin nổi điều mình biết được trong buổi diễn thuyết hôm nay…”
• Số liệu nào sẽ làm cho lý lẽ bạn đưa ra nên thuyết phục hơn? Không nên đưa các số liệu thống kê vào bài nói chỉ vì bạn thấy chúng hấp dẫn, và chỉ có thế. Ngoài việc hấp dẫn, chúng phải có liên hệ chặt chẽ với thông điệp cốt lõi và các lý lẽ chủ đạo bạn muốn trình bày. Nếu chúng không liên quan lắm với bài nói, thì đôi khi, người nghe có thể chỉ nhớ các số liệu ấy mà không nhớ gì đến thông điệp bạn muốn gửi gắm.

Thuật lồng ghép

Nếu bạn cần ghi nhớ một điểm chính nào đó sau khi đọc bài này, thì đây là điểm nên nhớ: bạn phải tạo ra một bối cảnh có ý nghĩa cho các con số thống kê của mình.

Như đã nói ở phần trước, một con số thống kê nếu chỉ thuần hấp dẫn, gây tò mò nhưng lại không ăn nhập gì với nội dung chính yếu của bài nói – tức là không có bối cảnh để nó dựa vào – thì dù có gây sốc đến mấy, nó cũng sẽ trở nên vô tác dụng và làm giảm hiệu quả bài nói của bạn.

Thí dụ tôi nói với bạn rằng trang web swayvietnam.com  đến nay đã có 50.000 độc giả đăng ký theo dõi và nhận tin. Có thể bạn thấy ấn tượng ngay, nhưng cũng có thể bạn coi điều đó chả có gì hay ho hết. 13.000 độc giả là con số lớn? Hay con số nhỏ?

Tuy nhiên, nếu tôi nói rằng swayvietnam.com  là một trong những trang mạng cá nhân “hot” nhất (hoặc là “số một”) ở Việt nam lúc này, thì tức là tôi cung cấp một bối cảnh để con số thống kê 50.000 độc giả đăng ký kia trở nên có ý nghĩa hơn nhiều.

Trước khi nêu số liệu, bạn hãy dẫn dắt và tạo bối cảnh bằng cách kể ra một câu chuyện của ai đó nằm trong diện các con số thống kê.

Chẳng hạn, nếu dữ liệu thống kê bạn muốn dẫn ra liên quan đến con số người mắc bệnh ung thư vú, có lẽ bạn nên bắt đầu bằng cách kể câu chuyện về một chị một bà nào đó mắc bệnh này và rồi tiết lộ ra rằng “bà này chỉ là một trong 100.000 chị em mắc bệnh ấy ở đất nước này.”

So sánh số liệu thống kê bây giờ so với thời gian trước. Điều này giúp cho người nghe thấy rõ tình trạng chuyển biến của một vấn đề từ năm này qua năm khác, hoặc từ thập kỷ này qua thập kỷ khác.

Dẫn số liệu làm sao để tạo hiệu quả tốt nhất?

Nắm rõ thuật lồng ghép số liệu vào bài nói là quan trọng, nhưng quan trọng hơn, bạn còn phải biết cách dẫn dắt thế nào để làm cho người nghe “phê” nhất.

Gợi ý trước cho người nghe về tầm quan trọng của số liệu. Bạn có thể làm điều này vào lúc mở đầu bài nói nhằm tạo tình trạng hồi hộp đợi chờ (chẳng hạn thế này: “Một lát nữa đây, tôi sẽ tiết lộ cho các bạn một con số thống kê khá choáng, đến độ khiến các bạn có thể phải thay đổi cách nhìn về vấn đề này…”), hoặc có thể trực tiếp nói ngay (thí dụ, “Nếu có điều gì quan trọng bạn cần ghi nhớ nhất trong buổi hội thảo hôm nay, thì điều đó là…”)

Ngưng lại một lúc trước khi nêu ra con số thống kê để tạo ra tình trạng hồi hộp.

Nói ra rõ ràng, và nói chậm lại một chút so với tốc độ nói bình thường của bạn. Điều này cũng giúp báo hiệu cho người nghe thấy ra được tầm quan trọng của con số thống kê bạn nêu.

Ngưng lại một lúc sau khi nêu ra con số thống kê (ngưng lâu hơn một chút so với lúc trước khi nêu ra) để cho người nghe có thời gian “tiêu hóa” ý nghĩa và “phê” một chút.

Dùng các cử chỉ, điệu bộ để biểu thị tầm quan trọng. Chẳng hạn, nếu đứng dang rộng hai cánh tay ra, bạn sẽ giúp người nghe có cảm giác về độ lớn của vấn đề.

Dùng nét mặt để thể hiện thái độ phản ứng (sốc, ngạc nhiên, thú vị, v.v.) của cá nhận bạn đối với con số thống kê bạn vừa nêu (và đó là thái độ bạn muốn người nghe mình cũng phải có).

Nếu bạn đang dùng các slide trong buổi nói, có lẽ bạn nên dành riêng một slide với các hình ảnh hay biểu đồ (càng đơn giản càng tốt, nhưng có điểm nhấn) để tăng thêm cảm xúc nơi người nghe khi tiếp nhận con số thống kê bạn nêu.

Để có kỹ năng thuyết trình “pro”, bạn cần phải chú ý đến rất nhiều chi tiết, cách dẫn chứng số liệu là một ví dụ.

Nếu bạn muốn rèn luyện thêm nhiều chi tiết khác, hãy tham dự khóa học Kỹ năng thuyết trình chuyên nghiệp của S-WAY VIỆT NAM để được huấn luyện và hỗ trợ bởi các chuyên gia, diễn giả hàng đầu.